Política de privacidad

OrtoSuite es una plataforma SaaS (Software como Servicio) operada por diferentes organizaciones en distintos entornos o “instalaciones” (por ejemplo, cuidandonos.ortosuite.app, etc.). En función de cómo interactúes con OrtoSuite, tu relación con nosotros puede variar (por ejemplo: visitante web, lead, cliente, representante de cliente, usuario final/empleado, o usuario del entorno operador). Es posible que algunos apartados de esta Política te apliquen por ser genéricos y que en otros solo debas consultar secciones concretas. En ese caso, dirígete al subapartado que corresponda a tu situación.

1. ¿Quién es el Responsable del tratamiento y quién es el Delegado de Protección de Datos (DPO)?

AMANNTA 2010, S.L., empresa española (en adelante, “OrtoSuite”, “nosotros” o el “Proveedor de la Plataforma”), se compromete a proteger tus datos personales. Esta Política de Privacidad te informará de cómo tratamos tus datos personales cuando interactúas con nuestro sitio web, con la Plataforma OrtoSuite y/o en el contexto de la prestación de nuestros servicios.

Datos de contacto del Responsable:
Denominación social: AMANNTA 2010, S.L.
Domicilio social: [COMPLETAR DOMICILIO]
CIF/NIF: [COMPLETAR CIF]
Correo electrónico: privacy@ortosuite.com

Delegado de Protección de Datos (si aplica):
En caso de haber designado DPO, sus datos de contacto se informarán y mantendrán actualizados en esta Política o en el Aviso Legal del entorno correspondiente.
Correo electrónico DPO: [COMPLETAR SI APLICA]

Importante sobre el modelo multi-entorno:
En OrtoSuite pueden intervenir diferentes actores con distintos roles:

Operador del Entorno: organización responsable de un entorno concreto (por ejemplo, “Cuidándonos”, “Farmacia i+”, etc.). El Operador gestiona el alta de cuentas en su entorno y determina quién puede operar en dicho entorno, sin perjuicio de lo indicado en el apartado de Registro y aprobación (si aplica).
Cliente: entidad (persona jurídica o profesional) que contrata el uso de la Plataforma dentro de un entorno y decide los fines y medios del tratamiento respecto de los datos que introduce o gestiona en la Plataforma.
Usuarios Finales: personas físicas que usan la Plataforma por cuenta del Cliente (p. ej., personal de farmacia u otros colaboradores) o cuyos datos se gestionan dentro de la Plataforma (p. ej., clientes/pacientes del Cliente, destinatarios de servicios, etc., según el caso).

2. Servicios de la Plataforma y roles en protección de datos

El servicio principal de OrtoSuite consiste en la provisión de una plataforma basada en la nube para la gestión de procesos operativos, comerciales y asistenciales relacionados con el sector sanitario (especialmente oficinas de farmacia y empresas relacionadas), así como la gestión de servicios asociados (por ejemplo, alquiler/venta de productos, logística, atención al cliente, y otros módulos activados por el Operador del Entorno o el Cliente).

2.1. OrtoSuite como Encargado del tratamiento
En la mayoría de los casos, OrtoSuite tratará datos personales en calidad de Encargado del tratamiento, actuando por cuenta del Cliente y siguiendo sus instrucciones, en la medida en que el Cliente determina los fines y medios del tratamiento dentro de la Plataforma (por ejemplo: gestión de registros, operaciones, comunicaciones y documentación asociada).

En este contexto, OrtoSuite no mantiene necesariamente una relación directa con todas las personas interesadas cuyos datos se gestionan dentro de la Plataforma. Por ello, si eres Usuario Final (por ejemplo, empleado/colaborador del Cliente) o un tercero cuyos datos están en la Plataforma, deberás dirigir tus solicitudes de ejercicio de derechos al Cliente (tu empleador/organización) salvo que el Cliente nos instruya expresamente o exista obligación legal de atenderte directamente.

Ejemplos:

Si eres Usuario Final de la Plataforma y deseas acceder, rectificar o suprimir información gestionada por tu organización, debes acudir al Cliente (tu organización). OrtoSuite no puede atender tu solicitud directamente salvo instrucción del Cliente o requerimiento de autoridad competente.
Si el Cliente habilita canales o funcionalidades internas (por ejemplo, formularios de comunicación, incidencias, solicitudes, u otras) y no optas por el anonimato, OrtoSuite tratará los datos introducidos como Encargado, siendo el Cliente quien determina los fines de uso.

2.2. Tipos de datos que pueden tratarse en la Plataforma
Las categorías de datos personales que pueden introducirse o gestionarse en la Plataforma pueden incluir, según módulos activados y uso del Cliente:

Datos identificativos y de contacto (por ejemplo: nombre, apellidos, email, teléfono, dirección profesional).
Datos de identificación indirecta (por ejemplo: cargo, rol/usuario, identificadores internos, fecha de alta, preferencias de idioma).
Datos profesionales/laborales y de relación (por ejemplo: información de acceso, permisos, historial de operaciones, documentación asociada a procesos).
Datos económicos y de facturación (por ejemplo: datos bancarios, facturación, cobros/pagos, registros contables asociados al servicio contratado).
Datos técnicos y de uso (por ejemplo: IP, logs, eventos de auditoría, identificadores de dispositivo, metadatos de navegación dentro de la Plataforma).
Cualquier dato personal que el Cliente o Usuarios Finales incorporen en campos libres o documentos adjuntos dentro de la Plataforma.

2.3. Operaciones de tratamiento
Las operaciones pueden incluir recogida/registro, organización, estructuración, almacenamiento, conservación, consulta, comunicación interna autorizada, y, cuando finalice la relación o se solicite, supresión o bloqueo según corresponda.

2.4. Subencargados y proveedores
OrtoSuite podrá recurrir a subencargados (por ejemplo, infraestructura cloud, email transaccional, soporte, analítica técnica, etc.) con las garantías adecuadas, formalizando los acuerdos correspondientes y manteniendo un listado disponible para el Cliente en el marco del Contrato de Encargo del Tratamiento o previa solicitud a privacy@ortosuite.com.

2.5. Integraciones de terceros
Si el Operador del Entorno o el Cliente activa integraciones de terceros (por ejemplo, servicios de autenticación, mapas, pasarelas de pago u otras), se aplicarán los términos y políticas de privacidad de dichos proveedores para las finalidades determinadas por ellos. En esos casos, el Cliente será responsable de aceptar/gestionar dichas integraciones conforme a su marco legal.

3. ¿Qué datos personales tratamos?

No todos los datos descritos aplican a cualquier tratamiento. El detalle exacto dependerá del tipo de relación que mantengas con OrtoSuite y del módulo/entorno en el que interactúes.

3.1. Datos de leads y/o usuarios web

Si interactúas con nuestra web o canales de captación, es posible que tratemos:

Datos identificativos y de contacto profesional: nombre, apellidos, email corporativo, teléfono, cargo, organización, sector, país, etc.
Datos de navegación y metadatos: IP, identificadores técnicos, comportamiento en la web (cuando proceda y hayas consentido).
Preferencias y necesidades: información proporcionada por ti o inferida sobre intereses en productos/servicios.

Estos datos pueden provenir de formularios (contacto, demo, eventos, materiales), campañas, redes sociales profesionales (por ejemplo, LinkedIn) o proveedores con los que mantengamos relación contractual, garantizando las bases legales correspondientes.

3.2. Datos de clientes (contactos profesionales)

Cuando exista relación contractual, podremos tratar:

Datos identificativos y de contacto profesional del representante o punto de contacto.
Datos de contratación, facturación y gestión del servicio.
Datos de uso y soporte (tickets, comunicaciones, histórico de incidencias, reuniones, etc.).

3.3. Datos de Usuarios Finales (tratamiento por cuenta del Cliente)

Cuando uses OrtoSuite como Usuario Final (o tus datos se gestionen dentro de la Plataforma por el Cliente), los datos tratados serán aquellos que el Cliente decida introducir/gestionar en la Plataforma según su configuración, siendo OrtoSuite Encargado del tratamiento en la mayoría de los casos.

3.4. Datos de menores

OrtoSuite es un servicio B2B dirigido a organizaciones y pensado para ser utilizado por adultos con capacidad legal. No autorizamos la creación de cuentas por personas menores de 18 años o sin capacidad legal para contratar. Si detectamos un uso no permitido, podremos cancelar la cuenta y suprimir datos de forma adecuada, sin perjuicio de las obligaciones legales aplicables.

4. Finalidades y bases legales del tratamiento

Dividimos las finalidades en función del tipo de interesado y la base jurídica aplicable:

4.1. Leads y/o usuarios web

a) Consentimiento (art. 6.1.a RGPD)

Contactarte y remitirte comunicaciones comerciales personalizadas por canales online/offline.
Gestionar tu participación en eventos, webinars, promociones o acciones comerciales.
Compartir tus datos con colaboradores para acciones conjuntas, cuando lo consientas expresamente.
Entregarte recursos o materiales solicitados.
Analizar tu comportamiento en la web mediante cookies/dispositivos de rastreo, cuando lo autorices.
Grabar reuniones comerciales cuando se te informe y consientas.

b) Ejecución de medidas precontractuales/contrato (art. 6.1.b RGPD)

Elaborar propuestas económicas y gestionar negociaciones.
Gestionar solicitudes de pruebas, demos o acceso temporal a funcionalidades.

c) Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD)

Realizar comunicaciones comerciales basadas en perfil comercial básico, de conformidad con la normativa aplicable.
Mejorar procesos de captación y relación comercial mediante segmentación o scoring no decisorio, con intervención humana.
Garantizar la seguridad de la web y prevenir fraude/abusos.

4.2. Clientes (contactos profesionales)

a) Consentimiento (art. 6.1.a RGPD)

Gestión de participación en eventos o acciones promocionales.
Uso de cookies/dispositivos de rastreo en Plataforma si procede y se solicita consentimiento.

b) Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD)

Prestar el servicio: alta y mantenimiento de cuenta, soporte, incidencias, comunicaciones informativas, facturación, cobros/pagos, offboarding.

c) Obligación legal (art. 6.1.c RGPD)

Cumplimiento de obligaciones legales (fiscales, contables, prevención del fraude, requerimientos de autoridades, etc.).

d) Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD)

Grabación de llamadas/videollamadas de soporte o investigación de producto cuando sea necesario y se informe.
Encuestas de satisfacción y mejora del servicio.
Análisis de uso en términos estadísticos y agregados, preferentemente anonimizados.

4.3. Usuarios Finales (por cuenta del Cliente)

Cuando OrtoSuite actúa como Encargado del tratamiento, la base legal y finalidades las determina el Cliente (Responsable). OrtoSuite tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente y al Contrato de Encargo del Tratamiento aplicable.

5. ¿Comunicamos tus datos? ¿Transferencias internacionales?

Como regla general, OrtoSuite no comparte datos con terceros destinatarios salvo:

Proveedores/subencargados necesarios para prestar el servicio (hosting, comunicaciones, soporte, seguridad, etc.), bajo contrato y garantías adecuadas.
Colaboradores/partners en acciones conjuntas, únicamente si has consentido cuando aplique (leads/marketing).
Proveedores de pago o servicios bancarios homologados cuando sea necesario para procesar pagos (en su propio marco contractual).
Autoridades y organismos competentes cuando exista obligación legal.
Operaciones corporativas (fusión, adquisición, reestructuración), con garantías de protección de datos.

Los datos se alojan preferentemente dentro del Espacio Económico Europeo. Si por necesidades técnicas se realizaran transferencias a terceros países, se aplicarán las garantías exigidas por el RGPD (decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras medidas válidas). Puedes solicitar información adicional escribiendo a privacy@ortosuite.com.

6. Perfilado y decisiones automatizadas

OrtoSuite puede realizar segmentaciones o análisis básicos de uso con fines técnicos, de soporte y de mejora del servicio (por ejemplo: detección de incidencias, rendimiento, seguridad, o métricas agregadas). Si se realizan perfilados comerciales (por ejemplo, para leads/clientes), su finalidad será comercial y no implicará decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas. En caso de aplicar decisiones automatizadas en sentido estricto, se informará específicamente.

7. Conservación de datos

Conservamos datos personales durante diferentes periodos según:

La finalidad y base legal del tratamiento.
La vigencia de la relación contractual con el Cliente/Operador del Entorno.
Obligaciones legales aplicables (fiscales, contables, etc.).
Necesidad de defensa ante reclamaciones.

Cuando OrtoSuite actúa como Encargado del tratamiento, el Cliente determina los plazos y OrtoSuite conservará datos conforme a sus instrucciones, manteniendo bloqueo cuando proceda. En procesos de offboarding, se facilitarán mecanismos para exportación y, tras los plazos acordados, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma segura, salvo obligación legal.

8. Derechos del interesado y cómo ejercerlos

De acuerdo con el RGPD, puedes ejercer, según corresponda, los derechos de: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad, retirada del consentimiento y no ser objeto de decisiones automatizadas, en los términos legalmente establecidos.

¿A quién debes dirigirte?

Si tus datos se tratan dentro de la Plataforma por cuenta de un Cliente (por ejemplo, eres Usuario Final o tus datos están gestionados por una farmacia/empresa), debes dirigirte al Cliente (Responsable del tratamiento) para el ejercicio de derechos.
Si eres lead, contacto profesional o usuario web respecto de tratamientos propios de OrtoSuite, puedes contactar con: privacy@ortosuite.com.

Podremos solicitar verificación de identidad cuando sea necesario. Asimismo, tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (en España, la AEPD) y, con carácter previo, puedes dirigirte a nuestro contacto de privacidad/DPO (si aplica).

9. Medidas de seguridad

OrtoSuite implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo controles de acceso, registros de auditoría, gestión de vulnerabilidades, procedimientos de respuesta a incidentes y selección de proveedores con garantías adecuadas. Estas medidas se revisan y actualizan de forma periódica.

10. Cambios en esta Política de Privacidad

Nos reservamos el derecho a modificar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para mantenerla actualizada y adaptarla a la evolución de la Plataforma, a las prácticas del sector o a cambios normativos. Si los cambios son relevantes, haremos lo posible por informar de ello a través de medios razonables (por ejemplo, aviso en la Plataforma o en el entorno correspondiente).